Scansione intelligente

Lo stato dell'arte in ambito scansione e OCR

Per le esigenze di scansione più avanzate, Pellegrini propone la soluzione AUTOSTORE by Kofax, il sistema di acquisizione intelligente delle informazioni che trasforma la gestione manuale dei documenti cartacei e digitali in workflow elettronici.

AutoStore è una soluzione “server-based” che permette di gestire la cattura e l’elaborazione di documenti cartacei e delle informazioni aziendali, nonché il conseguente instradamento verso le applicazioni utilizzate, strutturando i processi relativi e garantendo piena sicurezza del patrimonio informativo gestito.

Come funziona Autostore?

Capture – Cattura dei documenti da molteplici sorgenti: multifunzione, scanner, email, smartphone, cartella “hot folder” o media elettronici esistenti (come ad esempio un archivio di file TIFF, PDF ecc.)

Process – Elaborazione dei documenti: OCR, riconoscimento codici a barre, conversione del formato file (PDF ricercabile ecc.), funzioni di conversione, elaborazione immagine, permettendo una gestione ottimale e dinamica dell’informazione

Route – Indirizzamento a molteplici destinazioni (Sistemi di archiviazione documentali, MS SharePoint, Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes/Domino, fax server, database, dispositivi di stampa, caselle di posta, cartelle di rete, servizi di archiviazione cloud come OneDrive o Dropbox ecc.)

Esempio di schermata della multi-funzione con alcune delle funzioni di scansione intelligente offerte da AutoStore.

I vantaggi di Autostore

E’ una soluzione modulare e versatile che risponde a necessità di aziende di qualsiasi dimensione, le quali desiderano strutturare e automatizzare i processi documentali, evitando errori e aggravi di costi dovuti al lavoro manuale e flussi documentali destrutturati.

AutoStore utilizza l’infrastruttura IT esistente e cattura le informazioni dalle stampanti multifunzione, e-mail, fax server, cartelle pubbliche condivise, siti FTP, applicazioni Microsoft Office, PC desktop, flussi di dati XML, MOBILE e molte altre fonti.

  • Riconosce l’utente grazie al badge, o a un PIN, e invia in automatico le scansioni alla sua casella email
  • OCR integrato non solo dalla stampante multi-funzione, ma anche da email e da smartphone o da casella condivisa “hot folder
  • Permette di lanciare query sul DB del gestionale aziendale direttamente dal monitor della multifunzione, per poter inviare un documento scansionato direttamente al sistema (per esempio, posso scansionare un contratto cartaceo e salvarlo in automatico nel documentale dell’ERP, associato all’anagrafica cliente corretta)
  • Grazie al vasto dizionario multi-lingua, l’OCR è in grado di acquisire correttamente un documento redatto in altra lingua
  • Riconosce qualsiasi tipo di Barcode e QRcode
  • Scansiona e trasforma in Excel, Word, Powerpoint
  • Acquisisce i documenti mantenendo anche la formattazione, i font e i colori originari, ricostruendo tabelle, trasformando in immagini grafici e loghi
  • Connettori per salvataggio automatico su DB, sui principali sistemi documentali o su servizi cloud come OneDrive, Sharepoint, ecc.

Principali funzionalità

  • Accesso controllato e differenziato alle informazioni e alle funzioni (LDAP /Active directory)
  • Integrazione moduli cartacei ed elettronici
  • Ricerche bidirezionali database
  • Oltre 40 connettori back-end
  • Codici a barre lineari e bidimensionali
  • OCR – conversione formato file
  • Supporto formato pdf/a – open xml
  • Personalizzazione menu di selezione MFP
  • Crittografia dei dati
  • Gestione Mobile Android, IOS

Un esempio di cosa può fare Autostore

Ti aiuterebbe poter digitalizzare dei documenti cartacei per poter lavorare su testi, tabelle e grafici?

Semplice! basta scansionare il foglio dalla stampante multi-funzione, oppure inviarne il PDF via mail ad un apposito servizio.
Autostore si occupa di recapitare alla tua casella email il file perfettamente lavorabile, convertito in Word, Excel, Powerpoint, ecc.

Prima: report cartaceo. Dopo: tabella su Excel
Prima: foglio cartaceo con tabelle e testo. Dopo: documento su Word.

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