Quanto tempo viene impiegato ogni giorno in azienda per cercare e classificare dati e documenti? E quante volte un flusso di lavoro rallenta – o si blocca – perché un’informazione essenziale è dispersa tra email, file non strutturati o sistemi non integrati?

Con la crescita esponenziale dei dati digitali, la gestione documentale è diventata sempre più stratificata e complessa. Il rischio è quello di investire troppo tempo nella gestione di processi interni poco efficienti, a discapito della velocità e, di conseguenza, della produttività.

A semplificare la gestione delle informazioni interviene oggi l’Intelligenza Artificiale che, applicata ad ARXivar, potenzia le funzionalità di ricerca, analisi e organizzazione dei documenti.

Come funziona l’AI e perché è così efficace quando integrata ad ARXivar

Il principale vantaggio di ARXivar – piattaforma documentale certificata AgID e ISO27001 – è concentrare in un unico luogo dati e documenti da approvare, firmare elettronicamente e conservare secondo normativa.

Ma come navigare e gestire una mole di dati che, soprattutto nelle aziende più grandi, può diventare imponente?

1. Utilizzo del machine learning e del linguaggio naturale per trovare le informazioni

L’Intelligenza Artificiale integrata ad ARXivar sfrutta le potenzialità del machine learning e dell’elaborazione del linguaggio naturale per semplificare e velocizzare l’accesso ai dati.

Questo significa che la piattaforma è in grado di recuperare informazioni e dati dal database anche quando l’utente utilizza un linguaggio semplice, simile a quello che impiegherebbe parlando con un collega: l’AI interpreta la domanda e restituisce le informazioni desiderate, anche in assenza di una precisa corrispondenza tra le parole utilizzate nella richiesta e i dati contenuti dei documenti.

Anche partendo da un input impreciso, ARXivar AI è quindi in grado di esaminare i documenti, riconoscerne le caratteristiche, classificarli automaticamente e identificare le informazioni chiave, anche all’interno di fonti non strutturate come email, PDF o immagini. Il tutto in modo rapido e accurato, migliorando sensibilmente la precisione della ricerca e rendendo i dati immediatamente accessibili e integrabili nei processi aziendali.

2. Riconoscimento delle cause-effetto tra i dati per automatizzare i workflow

Oltre a trovare le informazioni giuste, ARXivar AI sa interpretarle: non si limita a fornire dati, ma ne comprende il significato e le relazioni logiche.

Immagina di dover archiviare e far approvare una fattura o un DDT. L’Intelligenza Artificiale riconosce il tipo di documento, compila automaticamente i metadati e assegna un tasso di affidabilità all’elaborazione. Solo i documenti con affidabilità bassa richiederanno una verifica, mentre gli altri saranno gestiti in modo automatico e richiederanno solo un breve controllo finale.

Il carico di lavoro e gli interventi manuali si riducono, così anche le operazioni ripetitive come, ad esempio, il ‘’copia e incolla’’, lasciando agli utenti più tempo per dedicarsi ad operazioni decisionali, di più alto valore.

3. Integrazione dei sistemi e conformità normativa

Considerando la possibilità di integrarsi con molteplici sistemi aziendali già in uso – come ERP, CRM, database e posta elettronica – ARXivar AI è in grado di incrociare grandi volumi di dati provenienti da fonti diverse. Questo lo rende uno strumento strategico per potenziare l’efficienza operativa: i processi diventano più fluidi, coerenti e affidabili, mentre si riducono drasticamente le attività manuali, le lunghe ricerche di dati e il rischio di imprecisioni.

Anche nell’elaborazione di un’elevata quantità di informazioni l’AI ARXivar, oltre alla facilità di gestione, garantisce la piena tutela dei dati e dell’azienda che li utilizza. I file archiviati infatti vengono criptati, così come i metadati contenuti nel database, rendendo i dati inaccessibili a terzi, anche in caso di data breach. ARXivar è così in grado di assicurare privacy, sicurezza e garantire la piena conformità al regolamento GDPR, adempiendo alle prescrizioni delle autorità competenti.

Anche nel malaugurato caso di violazioni, si potrà contare su una doppia tutela: informatica e legale.

In sintesi, con l’Intelligenza Artificiale integrata in ARXivar si può:

• Trovare rapidamente informazioni rispondendo a richieste formulate in linguaggio naturale. A differenza dalla classica ricerca full-text, che si limita ad individuare l’occorrenza di una o più parole chiave nei documenti, la ricerca semantica è in grado di interpretare il contesto e il significato di una domanda anche quando vengono utilizzati termini generici o imprecisi
• Classificare e profilare automaticamente documenti e contenuti
• Automatizzare processi interni sulla base delle informazioni contenute nei file
• Garantire una gestione dei dati e un’integrazione in piena sicurezza

Evoluzione o rivoluzione? Ecco come cambia il lavoro con l’AI

Secondo l’Osservatorio Artificial Intelligence della School of Management del Politecnico di Milano, nel 2023 il mercato italiano dell’AI ha raggiunto i 760 milioni di euro, registrando una crescita impetuosa. Le aziende cercano strumenti intelligenti, flessibili, capaci di semplificare il lavoro e migliorare la collaborazione.

L’Intelligenza Artificiale integrata ad ARXivar infatti rappresenta un passo evolutivo a supporto dei professionisti, non una rivoluzione tecnologica in grado di sostituirne il lavoro. Il suo scopo infatti non è sostituire le persone, ma supportarle nell’organizzazione delle informazioni e nella gestione dei wokflow, lasciando più spazio ad attività decisionali e strategiche a maggior valore aggiunto, ovvero quelle in cui l’intelligenza umana resta insostituibile.

Pellegrini, Gold Business Partner e rivenditore di ARXivar dal 2010, è orgogliosa di accogliere e accompagnare questa evoluzione. Siamo pronti a offrire supporto e consulenza a chi vuole affrontare questa trasformazione in modo concreto, consapevole e orientato al risultato: clicca qui per conoscere i nostri servizi ARXivar e richiedere una consulenza.