In un contesto sempre più digitale, velocità e tracciabilità rappresentano i requisiti chiave di una gestione documentale efficiente e sicura. La firma elettronica risponde perfettamente a queste esigenze, emergendo come soluzione chiave nella trasformazione digitale delle imprese.
Sempre più utilizzata e impattante nell’organizzazione flussi digitali aziendali, la firma elettronica è regolata da un solido impianto normativo europeo, frequentemente aggiornato. Il Regolamento eIDAS classifica tre principali livelli di firma: semplice (FES), avanzata (FEA) e qualificata (FEQ).
Tra queste, la firma elettronica avanzata (FEA) si configura come una soluzione intermedia, ideale per grande maggioranza dei processi aziendali quotidiani. Offre un livello di sicurezza superiore rispetto alla FES, garantendo al contempo un’esperienza d’uso semplice e immediata, senza le complessità tecniche e infrastrutturali richieste dalla FEQ.
1. Sicurezza e rapidità: come la FEA sostituisce la firma autografa
La Firma Elettronica Avanzata (FEA) è legalmente equiparata alla firma autografa su carta, ma, a differenza di quest’ultima, consente di firmare documenti digitali in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo, senza vincoli fisici o temporali. Unisce valore legale e probatorio a processi rapidi, intuitivi e facilmente integrabili nella quotidianità operativa, offrendo così un’elevata efficacia sia sul piano giuridico che su quello dell’esperienza utente.
Dal punto di vista normativo, la FEA garantisce l’identificazione certa del firmatario stabilendo un legame univoco e verificabile tra il firmatario e il documento stesso tramite:
Marca temporale: attesta il momento esatto della sottoscrizione e protegge il documento da modifiche successive non rilevabili, grazie all’applicazione della cosiddetta hash, ovvero l’impronta digitale, del contenuto.
Verifica dell’identità: attraverso il confronto tra una foto del volto e un documento di identità ufficiale, come carta d’identità o passaporto.
Autenticazione e connessione univoca tramite: autenticazione a due fattori (es. conferma tramite app o SMS); riconoscimento biometrico della firma, nei casi in cui venga acquisita tramite dispositivi che rilevano caratteristiche calligrafiche; uso di sistemi di identità digitale certificati come SPID o CIE.
Oltre a garantire elevati standard di sicurezza e certificazione, la firma elettronica avanzata offre un’esperienza utente semplice e immediata. I processi informatici che la rendono affidabile sono infatti progettati per essere snelli e intuitivi, garantendo così un utilizzo pratico e fluido anche nella quotidianità lavorativa.
2. Quando e perché utilizzare la firma elettronica avanzata
La FEA è la scelta ideale per tutte quelle situazioni in cui è necessario dimostrare l’identità del firmatario, la validità del consenso espresso e la non alterazione del contenuto, ma dove una firma autografa risulterebbe particolarmente scomoda (talvolta impossibile) da ottenere.
Pensiamo, ad esempio, a una società di servizi immobiliari: digitalizzare la firma di contratti, autorizzazioni e documenti operativi consente di snellire l’intero processo, evitando appuntamenti fisici e semplificando anche l’archiviazione. Lo stesso vale per le aziende che assumono personale da remoto: la FEA permette di firmare contratti di lavoro in modo sicuro, legale e completamente integrato con i sistemi HR e IT aziendali.
Le situazioni in cui l’utilizzo è comodo e consigliato sono molteplici:
- Contratti di assunzione e gestione risorse umane
- Accordi di riservatezza (NDA)
- Contratti di fornitura, vendita e acquisto
- Approvazioni interne con valore legale
- Documentazione amministrativa tra aziende e pubblica amministrazione
3. I vantaggi concreti della FEA
Implementare la firma elettronica avanzata nei processi aziendali consente di ottenere benefici immediati e misurabili, non solo in termini di sicurezza ma anche di efficienza operativa:
- Accelerazione dei processi: i documenti possono essere firmati da remoto in pochi minuti, rendendo più rapidi approvazioni e flussi di lavoro.
- Riduzione di costi e spazi: l’eliminazione della carta semplifica l’archiviazione e riduce le spese operative legate alla gestione documentale.
- Controllo e tracciabilità: lo stato delle firme è monitorabile in tempo reale, con notifiche automatiche per eventuali azioni pendenti.
- Validità legale garantita: la FEA, conforme al regolamento eIDAS, ha pieno valore legale in Italia e nell’UE, ed è riconosciuta nei contesti in cui è richiesta la forma scritta ad substantiam o ad probationem.
- Automazione dei workflow: la firma può essere integrata all’interno di sistemi digitali e piattaforme di gestione documentale, rendendo i flussi più fluidi, accessibili e controllabili ovunque.