Il cliente, azienda della GDO con store in tutta Italia, si è rivolto ai nostri consulenti per ridisegnare digitalmente il processo di creazione, sottoscrizione e modifica dei contratti dei propri dipendenti.

L’ufficio HR riscontrava difficoltà nella gestione dell’elevato volume di contratti: ogni mese, infatti, si registrano circa 50 nuove assunzioni e 400–450 trasformazioni contrattuali.

Prima della digitalizzazione, questa enorme mole di documenti comportava un utilizzo intensivo di risorse materiali e umane. Di conseguenza i processi risultavano lenti e complessi, e ne derivavano diversi problemi.

• Complessa gestione dei template: il personale gestiva in Word quasi 200 template, tra contratti di assunzione e trasformazione. La produzione dei documenti richiedeva molto tempo e il rischio di una modifica accidentale al modello base era molto alto.
• Comunicazione interna inefficiente: area manager, direttori di filiale e altre figure professionali non venivano automaticamente notificati delle varie fasi di preparazione e sottoscrizione dei contratti. Ne conseguiva un grande volume di telefonate ed email che compromettevano l’operatività quotidiana, causando rallentamenti nella comunicazione e difficoltà di coordinamento nell’ufficio HR.
• Invio manuale dei contratti: i contratti cartacei venivano stampati e trasferiti tra le sedi di tutta Italia attraverso corrieri interni, con elevati rischi logistici e lunghi tempi di gestione.
• Alta probabilità di errori: il flusso operativo, già molto complesso, doveva ripetersi nel caso di errori di compilazione e/o mancate firme da parte del dipendente. Di conseguenza, lunghi contratti multipagina dovevano essere ri-stampati e ri-inviati.

L’obiettivo era quindi di ottenere un processo di onboarding digitalizzato, guidato e sicuro. Un flusso capace di gestire grandi volumi di contratti, ridurre gli errori e garantire una comunicazione rapida e coordinata tra tutti i soggetti coinvolti, con un significativo risparmio di tempo e risorse.

L’implementazione di ARXivar ha risolto i problemi sopra elencati anche grazie all’approccio consulenziale adottato dai consulenti Pellegrini. L’ascolto delle esigenze e l’accoglimento delle richieste di modifica, sia nelle fasi iniziali sia in quelle finali, hanno restituito al cliente un prodotto realmente sartoriale e risolutivo in ogni dettaglio operativo.

• Integrazione con software gestionale: Pellegrini ha sviluppato un’integrazione con il gestionale HR già in uso dal cliente, consentendo ad ARXivar di acquisire ogni cinque minuti i nuovi inserimenti e trasferire i dati sul server cloud.
• Compilazione automatica di un ridotto numero di template: la nuova architettura dei flussi permette una razionalizzazione del numero di template contrattuali, una compilazione veloce, e processi tracciabili, dalla creazione del fascicolo alla firma elettronica avanzata (FEA) da parte del nuovo dipendente.
• Formazione del personale per la gestione dei template: la gestione dei template è stata internalizzata. Alcuni dipendenti, adeguatamente formati, aggiornano i template in autonomia, adattandoli ai cambiamenti legislativi, senza alcun intervento da parte del reparto IT.
• Strutturazione della comunicazione e della gestione dei task: i soggetti autorizzati (follower) ricevono notifiche automatiche al completamento delle fasi in cui sono coinvolti, evitando traffico di email e chiamate. Inoltre la consultazione dei documenti è centralizzata, quindi sempre accessibile ai vari attori del processo.
• Automazione e controllo: le diverse sedi inseriscono i dati preliminari necessari all’assunzione che vengono poi rielaborati nell’headquarter HR nel contratto digitale finale. Dopo la generazione del contratto, il neoassunto non può concludere il processo finché tutta la documentazione non risulta completa e firmata. Tutto il flusso è gestito in sicurezza, con le informazioni archiviate in un repository cloud dedicato, sicuro e a norma di legge.

Oggi, a dieci mesi dall’avvio del nuovo flusso, l’ufficio HR ha stipulato, compilato e inviato digitalmente oltre 4.500 contratti, con un numero molto ridotto di errori, di gravità trascurabile.

ARXivar non ha trasformato soltanto la gestione documentale, ma ha contribuito soprattutto a un cambio di mentalità e a un miglioramento sostanziale dell’organizzazione del lavoro. Il coinvolgimento del personale nella progettazione ha permesso di costruire il cambiamento “da dentro”, favorendo l’introduzione del nuovo strumento con entusiasmo e consentendone l’adozione completa in appena due settimane. In breve tempo infatti, l’utilizzo del nuovo strumento è entrato a regime, rendendo evidente il risparmio di tempo e risorse registrato dall’ufficio HR.

Oggi, i processi che prima richiedevano giorni e lunghe spedizioni si completano in poche ore, sia per l’ufficio HR sia per i neoassunti. Flussi studiati nel dettaglio hanno risposto pienamente alle esigenze iniziali.