Un noto ospedale provinciale si è rivolto a Pellegrini con l’obiettivo di digitalizzare e semplificare i processi di gestione della somministrazione di farmaci e terapie ai pazienti affetti da malattie rare.

Il personale ospedaliero necessitava di una soluzione integrata in grado di centralizzare i dati provenienti da molteplici sistemi eterogenei (prenotazione, prescrizione, gestione del day hospital, ecc.). La soluzione doveva inoltre supportare gli operatori, attraverso un processo guidato e intuitivo, nella produzione della documentazione necessaria alla somministrazione delle terapie e alla gestione dei nuovi accessi al reparto. La complessità era accentuata dal fatto che molte terapie, nell’ambito delle patologie rare, richiedono autorizzazioni specifiche (primo tra tutti il consenso informato) e processi di gestione terapeutica complessi, difficili da standardizzare.

Le principali esigenze erano:

• disporre di un processo intuitivo per la prescrizione dei farmaci destinati a patologie particolari, riducendo errori e complessità legate a diverse autorizzazioni;
• costruire processi di lavoro chiari e condivisi per tutto il personale ospedaliero con una visione completa dello stato terapeutico di ogni paziente;
• garantire una gestione rapida ed efficiente di visite e terapie;
• utilizzare e trattare i dati nel rispetto della privacy e autorizzazioni.

I sistemi in uso all’ospedale risultavano estremamente eterogenei, progettati per compiti verticali e non comunicanti tra loro. In questo contesto, ARXivar si è posto come orchestratore delle informazioni.

La soluzione è stata quella di far lavorare ARXivar in modo orizzontale, creando nuovi workflow e generando output documentali differenti a partire da una singola compilazione di campi. ARXivar ha integrato processi eterogenei, consentendo la produzione dinamica di documenti e autorizzazioni personalizzati in base ai dati inseriti e alle esigenze operative.

Per raggiungere un risultato così personalizzato, il primo passo è stato comprendere a fondo i processi ospedalieri. Questo è avvenuto ascoltando le esigenze dei diversi operatori e mappando nel dettaglio i flussi da migliorare. La realizzazione ha seguito tre linee principali:

1. Integrazione dei dati per la gestione e presa in carico dei pazienti: grazie alla naturale capacità di integrazione di ARXivar, tutte le informazioni provenienti da fonti eterogenee confluiscono in un repository centralizzato, facilmente accessibile a tutte le figure professionali coinvolte.
2. Strutturazione di workflow per guidare la creazione facilitata di documenti: sono stati creati workflow automatici che generano documenti e richieste basati sull’incrocio dei dati relativi a pazienti, terapie e farmaci. Grazie a un abbinamento pre-configurato, gestito autonomamente dai clinici, tra patologie cliniche specifiche e farmaci per la loro cura, il sistema genera automaticamente più documenti specifici per differenti utilizzi e gradi di autorizzazione, riducendo errori e tempi di gestione.
3. Strutturazione dei processi e della gestione dei task: il workflow è stato progettato per generare automaticamente task e notifiche differenti per medici, infermieri e personale ospedaliero, garantendo il rispetto delle tempistiche, la privacy dei pazienti e la completa tracciabilità delle operazioni. Questo permette al personale di operare secondo compiti definiti, mantenendo i dati accessibili solo a chi è abilitato, assicurando una visione chiara e sicura dello stato di ogni terapia.

La complessità del progetto, legata all’elevata specializzazione del campo di applicazione, ha messo in evidenza la potenza e la flessibilità di ARXivar, sfruttate dai programmatori nella configurazione avanzata dei workflow.

• Sicurezza elevata: i dati sono protetti da accessi riservati, pur consentendo al personale di ricevere le notifiche necessarie per completare i task, assicurando una gestione sicura e sempre aggiornata delle informazioni.
• Riduzione dei documenti cartacei: la digitalizzazione e tracciabilità dei documenti hanno incrementato l’efficienza, ottimizzato l’impiego di risorse e migliorato la reattività del reparto rispetto alle richieste dei pazienti, con un generale miglioramento della comunicazione tra gli attori coinvolti.
• Operazioni amministrative e documentali più rapide: la compilazione e la gestione dei documenti sono state automatizzate, riducendo in modo significativo il lavoro manuale del personale medico, infermieristico e amministrativo. Dalla gestione alla somministrazione delle terapie, la standardizzazione delle procedure operative ha razionalizzato le attività quotidiane, migliorando la qualità dell’assistenza e riducendo il rischio di errori.
• Lavoro in equipe semplificato: le équipe mediche possono accedere in modo sicuro e intuitivo ai dati dei pazienti e gestire i documenti in maniera coordinata, migliorando l’efficienza complessiva e la collaborazione tra i diversi ruoli.