Processi rapidi, gestione a distanza e accessibilità immediata: la digitalizzazione dei documenti ha semplificato l’operatività aziendale. Tuttavia, la comodità nella gestione dei flussi documentali deve sempre accompagnarsi a misure che garantiscano la sicurezza e la corretta conservazione digitale.

Le normative italiane stabiliscono regole precise affinché i documenti conservati digitalmente mantengano nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Tra gli obblighi previsti, vi è anche la redazione del Manuale della Conservazione, un documento spesso sottovalutato o addirittura bypassato, ma in realtà indispensabile per mantenere uno standard di sicurezza, come per non incorrere in sanzioni.

1. Cos’è la conservazione digitale a norma?

Facciamo un passo indietro. La Conservazione Elettronica non è un semplice “archivio elettronico”: si tratta di un processo normato che consente a un documento informatico di mantenere valore legale e autenticità nel tempo.

La differenza tra archiviazione e conservazione digitale a norma sta proprio nell’efficacia probatoria: un documento è valido giuridicamente solo se conservato secondo precise disposizioni, attraverso sottoscrizione elettronica e marca temporale, che ne garantiscono immodificabilità, autenticità e valore legale.

La dematerializzazione dei documenti cartacei e la gestione di quelli nativamente digitali (come fatture elettroniche, PEC, contratti digitali) devono essere governate da regole che ne assicurano sicurezza, leggibilità e integrità. Queste caratteristiche non sono automatiche né permanenti: la corretta conservazione documentale è un processo continuo, che richiede:

• sistemi IT adeguati
• procedure documentate
• ruoli e responsabilità ben definiti

2. Manuale della Conservazione: cosa deve contenere

Il Manuale della Conservazione descrive nel dettaglio le caratteristiche e i processi della conservazione digitale aziendale, indicando:

• i soggetti coinvolti e i loro ruoli (Responsabile della Conservazione, IT manager, responsabili della sicurezza, ecc.)
• le procedure di ingresso e gestione dei documenti nel tempo
• le infrastrutture fisiche e informatiche utilizzate
• le misure di sicurezza e di cybersecurity adottate
• i criteri di monitoraggio e le tempistiche delle operazioni

Si tratta quindi di un documento dinamico, soggetto ad aggiornamenti periodici per riflettere modifiche nei processi, nelle tecnologie o nelle normative.

Deve essere condiviso e ri-condiviso con il team ogni volta che subisce variazioni: non ha infatti solo la funzione di metterci al riparo in caso di controlli esterni, ma rappresenta una fotografia dell’organizzazione interna, una linea guida comune. Redigerlo e mantenerlo aggiornato è quindi non solo un obbligo, ma un atto di responsabilità verso l’intera azienda.

3. Come si redige un Manuale della Conservazione

Le caratteristiche del Manuale della Conservazione sono definite dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida AgID.

Le linee guida stabiliscono che venga nominato un Responsabile della Conservazione (RDC), incaricato di redigere e firmare il manuale, oltre a garantire la validità legale, l’autenticità, la conformità normativa e la reperibilità dei documenti nel tempo.

Questa figura, che deve obbligatoriamente essere scelta tra il personale interno, deve possedere competenze trasversali: archivistiche, informatiche, legali e organizzative. Tuttavia, non sempre queste competenze sono presenti in azienda. Per questo, molte realtà scelgono di nominare un responsabile interno affiancato da consulenti specializzati.

È possibile redigere in autonomia il manuale e nominare un responsabile interno? Sì, ma è bene considerare la complessità delle competenze necessarie. Non a caso, molte imprese optano per l’outsourcing, affidandosi a esperti che conoscono in profondità la normativa e sanno come evitare errori formali o sostanziali. Pellegrini, che da anni lavora con soluzioni come Arxivar e conosce da vicino le criticità legate alla conservazione a norma, affianca le aziende anche nella redazione del manuale, offrendo una consulenza mirata basata sull’esperienza diretta.

4. Rischi e sanzioni

Non avere un Manuale della Conservazione correttamente redatto e aggiornato non è una semplice dimenticanza: è una violazione.

La sua predisposizione e il suo aggiornamento sono obbligatori, e la mancata osservanza può comportare sanzioni amministrative da 1.000 a 8.000 euro. Ma non solo: segnala anche una trascuratezza nella gestione dei dati e dei processi digitali.

Come visto, senza un manuale conforme il rischio di sanzioni è concreto. Tu ne sei provvisto? Se hai bisogno di supporto nella redazione, contatta i nostri consulenti specializzati.