Dopo essere stata tra i primi Paesi europei ad adottare la fatturazione elettronica obbligatoria, l’Italia si prepara a un’evoluzione della gestione fiscale digitale su più larga scala. Questa volta il cambiamento non riguarda il singolo Stato, ma l’intero mercato europeo.

Con il pacchetto di riforme ViDA (VAT in the Digital Age), l’Unione Europea ha avviato un percorso di modernizzazione del sistema IVA, introducendo nuovi standard per la gestione e la trasmissione dei dati fiscali con l’obiettivo di armonizzare le regole tra gli Stati membri. La riforma, approvata dal Consiglio dell’Unione Europea (ECOFIN) l’11 marzo 2025, dopo il parere del Parlamento Europeo, ed entrata in vigore il 14 aprile 2025, sarà implementata progressivamente fino al 2035.

Per molte aziende italiane il tema potrebbe sembrare ancora lontano. In realtà, la direzione è già tracciata: interoperabilità, digitalizzazione dei processi e scambio strutturato delle informazioni rappresentano i principi su cui si baserà la futura gestione amministrativa e documentale. Non a caso, infatti, molti Stati europei hanno cominciato a giocare d’anticipo, come ad esempio la Francia, rendendo sempre più importante garantire l’interoperabilità nello scambio delle fatture elettroniche tra imprese europee.

Cos’è il progetto ViDA e perché l’Europa sta cambiando le regole IVA?

Il progetto VAT in the Digital Age (ViDA) nasce dall’esigenza di creare un sistema IVA digitalizzato e trasversale a livello europeo che possa rendere più efficiente la raccolta delle informazioni fiscali e semplificare gli adempimenti per le imprese. Motore della riforma è anche la necessità di contrastare le frodi IVA transfrontaliere, che continuano a generare un ingente mancato gettito: secondo le stime della Commissione europea, nel 2020 il VAT Gap nell’Unione ha raggiunto circa 93 miliardi di euro.

A tal fine,  la riforma prevede la rendicontazione digitale (o Digital Reporting) in tempo reale per le transazioni intracomunitarie attraverso la fatturazione elettronica standardizzata, entrerà in vigore nel 2030, con un impatto significativo sulla digitalizzazione e la semplificazione delle operazioni fiscali a livello europeo.

Il nuovo ecosistema si baserà sullo standard europeo EN 16931 – UBL (già alla base di molte fatture PA) e su reti di trasmissione come Peppol, che permetteranno l’interscambio automatico tra sistemi gestionali di Paesi diversi.

Si potrebbe pensare che le aziende italiane siano già preparate, essendo la fatturazione elettronica obbligatoria nel nostro Paese dal 2019. Tuttavia non sarà sufficiente emettere fatture in formato digitale, perché l’attuazione del progetto non prevede semplicemente la digitalizzazione di documenti e processi, ma l’adozione di standard condivisi che consentano ai sistemi informativi dei diversi Paesi di comunicare tra loro senza interventi manuali. Quindi una fattura emessa da un’azienda italiana dovrà poter essere ricevuta, interpretata ed elaborata automaticamente da un’impresa tedesca, francese o spagnola utilizzando regole e strutture dati comuni.

Il principio da seguire è quindi quello dell’interoperabilità dei dati e dei documenti. Questo si traduce nella necessità di avere sistemi gestionali capaci di produrre documenti conformi agli standard europei e di gestire flussi documentali compatibili con le reti di scambio internazionali: un’evoluzione che coinvolge non solo l’area amministrativa, ma più in generale l’intera strategia di digitalizzazione dei processi aziendali.

Quando entrerà in vigore la fatturazione elettronica europea?

Con l’accordo raggiunto dal Consiglio UE nell’ambito del pacchetto ViDA, è stato definito un percorso graduale che accompagnerà imprese e amministrazioni verso il nuovo modello di reporting digitale. Le principali tappe previste sono:

Dal 14 aprile 2025 – Gli Stati membri hanno potuto introdurre obblighi nazionali di fatturazione elettronica senza richiedere una autorizzazione preventiva alla Commissione Europea.

1° gennaio 2027 – Entreranno in vigore alcuni aggiornamenti relativi al pacchetto IVA per il commercio elettronico e all’estensione del sistema OSS (ovvero lo ”Sportello Unico IVA”).

1° luglio 2028 – Proseguirà l’ampliamento del Registro Unico IVA e dei meccanismi di semplificazione per le operazioni transfrontaliere.

1° luglio 2030 – Diventeranno obbligatori i nuovi requisiti di Digital Reporting per le operazioni B2B intra-UE e sarà richiesta la fatturazione elettronica per le operazioni B2B intra-UE.

1° gennaio 2035 – Obiettivo di adeguamento agli standard europei. Gli eventuali modelli nazionali di fatturazione elettronica dovranno essere adeguati ai requisiti previsti dalla normativa europea, allineandosi al nuovo quadro comune.

Le date più importanti possono sembrare ancora lontane, ma l’adeguamento tecnologico e organizzativo richiede tempo, soprattutto nelle realtà con processi amministrativi complessi.

La fatturazione elettronica europea sostituirà quella italiana?

La risposta è no, almeno nel breve periodo.

L’Italia dispone già di un’infrastruttura consolidata basata sul Sistema di Interscambio (SDI), che continuerà a svolgere un ruolo centrale nella gestione della fatturazione elettronica nazionale. Tuttavia, come visto, l’evoluzione normativa europea richiederà una progressiva integrazione tra gli strumenti esistenti e i nuovi standard comunitari.

Per le imprese questo significherà spostarsi dalla semplice emissione della fattura alla gestione di processi documentali interoperabili e conformi alle regole europee.

Le scadenze previste dal progetto ViDA sono ancora relativamente lontane, ma la direzione è ormai definita. Le organizzazioni che inizieranno per tempo a valutare processi, sistemi e flussi documentali potranno affrontare il cambiamento con maggiore gradualità, riducendo i costi di adeguamento e cogliendo le opportunità offerte dalla digitalizzazione.

In un contesto in cui le informazioni devono circolare in modo rapido, sicuro e standardizzato, prepararsi fin da ora significa affrontare con maggiore efficienza gli scambi documentali e fiscali del futuro.

Come prepararsi a gestire la Fatturazione Elettronica Europea 

Per un’azienda che opera in ambito europeo, con filiali estere e clienti e fornitori in vari Paesi, è essenziale adottare una soluzione scalabile e flessibile che permetta di adattarsi rapidamente agli sviluppi normativi.

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