L’azienda cliente, uno dei maggiori concessionari auto italiani, aveva bisogno di strutturare tutte le fasi che seguono la stipula del contratto di vendita di un veicolo, con il coinvolgimento di diversi reparti aziendali.

In particolare, l’esigenza dell’azienda cliente riguardava:

• l’acquisizione della documentazione contrattuale necessaria, differenziata per tipologia di contratto;
• la consultazione della marginalità della trattativa;
• il monitoraggio del pagamento da parte del cliente;
• il monitoraggio generale dello stato di avanzamento di tutti i contratti, fino alla chiusura (consegna del veicolo e pagamento effettuato).

È stato realizzato un workflow che partisse dalla lettura “intelligente”, ad opera di ARXivar, del contratto sottoscritto dal cliente, in modo tale da indirizzare gli operatori alla raccolta dei documenti necessari, a seconda della tipologia di contratto evidenziata.

In particolare, la presenza di alcuni documenti è stata ritenuta indispensabile, e quindi sono stati creati dei blocchi, opportunamente evidenziati agli operatori, affinché la procedura non potesse continuare senza l’acquisizione delle attestazioni segnalate. I documenti da intercettare, quindi, sono diversi a seconda della tipologia di contratto da gestire, e la piattaforma guida l’operatore su cosa raccogliere in ogni singola situazione.

Ad esempio: nel caso sia previsto in sede contrattuale il ritiro del veicolo usato dell’acquirente, devono essere acquisiti anche i documenti di “perizia” e “controperizia”, che attestano lo stato dell’auto usata al momento della stipula del contratto e al momento della consegna effettiva dell’auto al concessionario, che spesso avviene anche dopo alcuni mesi.

Il processo non si limita alla raccolta dei documenti utili: mostra la cosiddetta “redditività” della trattativa nella quale, anche con l’aiuto di informazioni prelevate dal sistema gestionale, viene fornito il dato di marginalità della transazione, tenendo conto dei costi e dei ricavi entrati in gioco. Inoltre, va a gestire tutte le situazioni nelle quali, per accordi presi col cliente, il saldo viene distribuito in più tranche a distanza di tempo: grazie ad ARXivar, questi contratti sono evidenziati a parte e monitorati costantemente, fino all’incasso di tutta la somma spettante.

Più in generale, il monitoraggio riguarda tutti i contratti non ancora chiusi (quindi con veicolo consegnato e fattura pagata) e ne mostra le motivazioni: attesa pagamento, attesa approvazione finanziamento, veicolo non ancora immatricolato, ecc. A completamento del processo, viene acquisita in ARXivar la fattura di vendita emessa dal sistema gestionale.

I risultati sono stati fin da subito entusiasmanti:

• risparmio evidentissimo di tempo in tutta la gestione;
• miglioramento della “qualità operativa” grazie alla procedura guidata, in quanto vengono raccolti i dati specifici che servono per ogni transazione;
• controllo totale ed immediato di qualsiasi situazione contrattuale, sia dal punto di vista logistico che finanziario;
• coinvolgimento strutturato ed efficiente di diversi settori aziendali: vendite, back office commerciale, amministrazione, logistica;
• estrema facilità di reperimento, a posteriori, delle informazioni contrattuali.