In Italia si contano oggi 14 milioni di caselle PEC ma non tutti sanno che la conservazione è obbligatoria per 10 anni né che c’è una distinzione importante tra “archiviazione” e “conservazione digitale a norma” con validità legale.
La conservazione della PEC, come per altri documenti legali, è un obbligo normativo. Dal 1° gennaio 2022 sono entrate in vigore le NUOVE LINEE GUIDA AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e tra le novità normative introdotte vi è l’obbligo di conservazione per 10 anni al fine di preservarne la validità legale.
La PEC infatti non è considerata semplice corrispondenza, perché rappresenta una possibile prova in sede giuridica. La Posta Elettronica Certificata è uno strumento che è paragonato alla raccomandata AR e quindi conferisce valore probatorio a una comunicazione elettronica. Secondo la legge perché abbia valore legale qualsiasi documento deve essere conservato per 10 anni ma nel caso di un documento digitale non si tratta solo di mantenerla all’interno di un gestionale o della propria webmail bensì di attestare la corrispondenza tra la data di apposizione delle firme elettroniche e la loro validità.
A svolgere questo compito “elettronico” è il cosiddetto FILE di LOG, un documento che però i provider PEC sono tenuti a conservare solo per 30 mesi. Ed è qui che scatta il problema e diventa necessario introdurre un sistema di conservazione che garantisca la validità attraverso un apposito software di conservazione.
Conservare a norma le PEC impone necessariamente l’utilizzo di un servizio o un software di conservazione finalizzato a proteggere i documenti nel tempo, attraverso una serie di misure atte a preservarne l’integrità, l’autenticità e l’immodificabilità.
La soluzione che Pellegrini SpA offre per la gestione ottimale del processo di conservazione delle PEC è Arxivar, la piattaforma certificata AGID (Agenzia per l’Italia Digitale), nonchè ISO27001, leader in Italia nella Conservazione digitale a norma, Fatturazione elettronica, Gestione digitale dei processi aziendali e nella Gestione Documentale.
Pellegrini è partner certificato GOLD Business Partner, per poter offrire ai Clienti la massima qualità nei progetti Arxivar.
