Normativa, documenti e passaggi operativi per gestire con facilità la tracciabilità dei rifiuti e la conservazione digitale a norma.
La gestione dei rifiuti cambia forma. Registri, formulari e informazioni che accompagnano ogni movimentazione entrano in un sistema digitale condiviso tra produttori, trasportatori, intermediari e impianti di destinazione.
Con il RENTRI e l’introduzione dell’xFIR, compilare un documento digitale non basta. Occorre coordinare dati, firme e responsabilità lungo l’intero percorso del rifiuto, assicurandosi che ogni passaggio sia registrato, trasmesso e conservato correttamente.
La vera sfida per le aziende è quindi trasformare un obbligo normativo in un processo facile da gestire: integrato con gli strumenti già utilizzati, controllabile in ogni fase e privo di inutili inserimenti manuali.
Che cos’è il RENTRI?
Il Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti è il sistema informativo attraverso cui il Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica digitalizza la gestione dei documenti relativi alla produzione, alla movimentazione e al trasporto dei rifiuti.
Previsto dall’articolo 188-bis del D.Lgs. 152/2006 e disciplinato dal D.M. 4 aprile 2023, n. 59, il RENTRI raccoglie:
- i dati degli operatori e delle relative autorizzazioni;
- le informazioni contenute nei registri cronologici di carico e scarico;
- i dati dei Formulari di Identificazione dei Rifiuti.
L’obiettivo è costruire un flusso informativo continuo e verificabile, seguendo ogni rifiuto dal luogo in cui viene prodotto fino all’impianto che lo riceve.
Cosa cambia nel 2026: il FIR digitale
Il RENTRI quindi interviene su due documenti centrali nella tracciabilità dei rifiuti:
- il registro cronologico di carico e scarico, nel quale, per ogni azienda, vengono annotate l’insieme delle operazioni di produzione, presa in carico, trasporto, trattamento, intermediazione e uscita del rifiuto;
- il FIR, Formulario di Identificazione del Rifiuto, che accompagna ogni singola movimentazione e identifica soggetti coinvolti, tipologia del rifiuto, quantità, origine e destinazione delle singole operazioni di trasporto.
Dal 13 febbraio 2026 è entrato in vigore il FIR digitale, denominato xFIR, per i soggetti tenuti alla gestione digitale. Il periodo transitorio ha consentito agli operatori obbligati di continuare temporaneamente a utilizzare il formulario cartaceo fino al 15 settembre 2026. Dal 16 settembre 2026, conclusa questa fase, l’xFIR diventa
Che cos’è l’xFIR?
L’xFIR è quindi la versione digitale del Formulario di Identificazione del Rifiuto. Non è la semplice scansione di un modulo cartaceo, ma un documento informatico strutturato, identificato e firmato digitalmente in ambito RENTRI.
Viene aggiornato nel corso della movimentazione dai diversi operatori. Produttore, trasportatore e destinatario inseriscono le informazioni di propria competenza e sottoscrivono il documento nei momenti previsti.
L’xFIR può essere gestito tramite il portale o l’applicazione RENTRI, oppure, un software gestionale aziendale che può dialogare con il RENTRI e scambiare i dati necessari, limitando gli inserimenti manuali e mantenendo collegate informazioni, documenti e operazioni. È proprio in quest’ultimo caso che la digitalizzazione si fa interoperabilità per rendere davvero semplice e funzionale il nuovo processo: il passaggio al digitale non si traduce così nell’utilizzo di un ulteriore portale separato, ma può inserirsi nel flusso di lavoro già adottato dall’azienda.
Chi deve utilizzare l’xFIR?
A seguito dell’entrata in vigore della Legge n. 199 del 30 dicembre 2025, l’obbligo di iscrizione al RENTRI riguarda:
- tutti i produttori di rifiuti pericolosi;
- i trasportatori professionali, commercianti e intermediari di rifiuti pericolosi e non pericolosi;
- i produttori di rifiuti non pericolosi derivanti da attività industriali, artigianali e di gestione dei rifiuti, con più di 10 dipendenti.
La Legge n. 199 ha modificato il perimetro dei soggetti obbligati, introducendo alcune esclusioni. Tra queste rientrano, a determinate condizioni, piccoli imprenditori agricoli, produttori iniziali non organizzati in forma di ente o impresa e alcune attività di cura della persona produttrici di rifiuti pericolosi. Il portale RENTRI mette a disposizione un riepilogo aggiornato dei soggetti esclusi.
Dalla produzione alla destinazione: qual è l’iter di un rifiuto? quali documenti digitali sono coinvolti?
Il rifiuto, nel suo viaggio verso lo smaltimento, deve viaggiare assieme alcune informazioni tracciabili. L’xFIR ha la funzione di collegarsi al registro cronologico e agli altri documenti necessari a identificare correttamente il rifiuto e gli operatori coinvolti.
Identificazione, classificazione e produzione del rifiuto
Il processo comincia nel luogo in cui il rifiuto viene prodotto. Il produttore deve individuarne l’origine, attribuire il corretto codice EER e determinare l’eventuale presenza di caratteristiche di pericolo. Da queste informazioni dipendono le successive modalità di deposito, trasporto e trattamento.Quando il rifiuto viene prodotto infatti, l’operazione deve essere annotata nel registro cronologico di carico e scarico entro i termini previsti per la categoria di appartenenza. La registrazione di carico identifica la quantità prodotta, la tipologia di rifiuto, la data e l’unità locale interessata.
Il rifiuto rimane quindi in deposito temporaneo presso il produttore fino all’affidamento a un trasportatore autorizzato.Documento principale:
- registro cronologico di carico e scaricoDocumenti e informazioni coinvolti:
- scheda di caratterizzazione del rifiuto
- eventuali certificati o rapporti di analisi
- codice EER
- caratteristiche di pericolo
- informazioni relative al processo che ha generato il rifiuto
Preparazione del trasporto ed emissione dell’xFIR
Prima che il rifiuto lasci il luogo di produzione, viene predisposto l’xFIR. L’emissione spetta al produttore o detentore, anche attraverso il trasportatore incaricato della compilazione. Il documento riceve un codice identificativo univoco mediante la firma digitale del RENTRI. Vengono quindi inseriti i dati relativi a:
- produttore o detentore;
- luogo di produzione o detenzione;
- tipologia, stato fisico e quantità stimata del rifiuto;
- codice EER ed eventuali caratteristiche di pericolo;
- trasportatore e mezzo utilizzato;
- destinatario e impianto di conferimento;
- operazione di recupero o smaltimento prevista;
- eventuali informazioni richieste dalla disciplina sul trasporto di merci pericolose.Documento principale:
- xFIR emesso e vidimato digitalmente
Presa in carico, partenza e Trasporto
Prima della partenza, produttore e trasportatore verificano i dati inseriti e sottoscrivono l’xFIR. Da questo momento il l’xFIR accompagna il rifiuto in formato digitale e può essere consultato attraverso dispositivi mobili.
Durante il viaggio, il trasportatore mantiene disponibile il formulario e aggiorna le informazioni nel caso di soste tecniche, trasbordi, cambi del mezzo o altre variazioni previste: l’xFIR non fotografa soltanto partenza e arrivo, ma raccoglie la storia della movimentazione.Documenti coinvolti:
- xFIR sottoscritto dal produttore o detentore;
- xFIR sottoscritto dal trasportatore;
- eventuale copia stampata di accompagnamento;
- documentazione richiesta per il trasporto.
Arrivo all’impianto e verifica del rifiuto
Al momento della consegna, il destinatario verifica il carico, registra il peso effettivo e completa poi la propria sezione dell’xFIR: appone la propria firma elettronica qualificata, inserisce l’esito dell’accettazione (o il rifiuto) del carico completando così il ciclo di movimentazione.Il produttore può così verificare l’arrivo del rifiuto e collegare il formulario alla corrispondente operazione di scarico.
La restituzione dell’xFIR completo al produttore documenta l’esito del conferimento e consente di ricostruire l’intero percorso.
Documenti coinvolti:
- xFIR completato e sottoscritto dal destinatario;
- attestazione del peso rilevato;
- eventuali annotazioni relative all’accettazione parziale o al respingimento;
- registro cronologico dell’impianto di destinazione.
Trasmissione al RENTRI e conservazione digitale
I dati previsti dalla normativa vengono trasmessi al RENTRI secondo le tempistiche e le responsabilità attribuite ai diversi operatori (con modalità di compilazione aggiornate dal Decreto direttoriale n. 210 del 31 luglio 2026)
Terminata la movimentazione, rimane però un ulteriore adempimento: la conservazione digitale dei documenti di cui parliamo qui.
Semplificare l’operatività RENTRI, con Arxivar
Come visto dal riassunto dell’iter di gestione dei rifiuti, documenti da produrre, dati da inserire e passaggi e obblighi a cui adempire sono molti.
La svolta digitale del RENTRI apre tantissime possibilità per gestire questi elementi e facilitare l’iter di compilazione dell’xFIR, ma, più in generale, può semplificare tutta la gestione del RENTRI in azienda. Infatti, attuare e controllare digitalmente l’intero percorso consente di mantenere continuità tra dati, documenti e attività e di rendere quanto più automatici possibile i passaggi ripetitivi.
Mettere in comunicazione i dati provenienti da diversi sistemi aziendali, infatti, rende possibile richiamarli al bisogno e utilizzarli per creare automatismi e facilitare l’operatività, anche quando, come nel caso del RENTRI, ci sono molti intermediari e relativi dati da gestire (codici EER, anagrafiche dei trasportatori, fatture ai trasportatori, ecc.).
In questo scenario, la repository di ARXivar è un punto di raccolta centralizzato da cui recuperare tutte le informazioni necessarie. Non è solo un archivio, ma un archivio attivo in cui i processi possono essere automatizzati.
ARXivar permette di centralizzare la documentazione, collegare i formulari ai relativi rifiuti e movimenti di carico e scarico e recuperare i dati già presenti nei gestionali. Consente inoltre di assegnare attività e responsabilità, controllare i passaggi da completare, tracciare le operazioni e ricercare rapidamente i documenti in caso di verifica.
In questo modo, il recupero dei dati è più semplice, l’operatività è maggiormente automatizzata e le persone che la gestiscono sono sgravate dalle compilazioni ripetitive, riducendo così il rischio di errori.
Dalla gestione all’archiviazione: ancora strumenti ARXivar
Come visto precedentemente, alla fine dei processi sopra descritti ve n’è un altro delicato: la conservazione a norma. L’xFIR non può essere semplicemente salvato e mantenuto in una cartella, ma deve essere conservato mantenendo le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità e immodificabilità del documento.
Anche in questo caso ARXivar ha una risposta: ARXivar eArchiving, il servizio cloud per la conservazione digitale a norma, integrato con la suite e collegabile ai principali sistemi aziendali tramite API. xFIR e registri possono così essere trasferiti automaticamente in conservazione, tutelandone il valore legale.
ARXivar eArchiving gestisce oltre 250 classi documentali, compresi i Formulari di Identificazione dei Rifiuti. La documentazione RENTRI può quindi essere conservata nello stesso sistema utilizzato per fatture, DDT, contratti, PEC e altri documenti informatici, dalla produzione fino all’eventuale esibizione.
Un nuovo obbligo, quindi un nuovo processo non deve per forza complicare la gestione operativa, anzi, con i giusti strumenti anche i processi più articolati possono risultare semplici.
Pellegrini affianca le aziende nell’organizzazione dei nuovi flussi RENTRI e nell’integrazione delle soluzioni ARXivar, per gestire con facilità dati, documenti e conservazione a norma.