Nelle aziende moderne, la comunicazione interna va ben oltre l’invio di messaggi o avvisi occasionali: è un processo strategico che informa, coinvolge e contribuisce a far crescere, nei dipendenti, la fiducia nei processi e nell’organizzazione per cui lavorano.

Gli obiettivi specifici della comunicazione interna variano in base alla tipologia di azienda e all’ufficio di riferimento. Ad esempio:

• Nei contesti produttivi, la comunicazione serve principalmente a coordinare attività e turni
• Negli uffici, è più frequente la condivisione di KPI e dati operativi
• Trasversalmente, in tutti i settori e uffici, è importante trasmettere messaggi che rafforzino il senso di appartenenza

Per gestire queste esigenze complesse servono strumenti capaci di trasmettere contenuti multimediali in modo semplice e, soprattutto, di condividere dati in maniera immediata e automatica.

Digital signage e integrazioni: far comunicare i sistemi per comunicare ai dipendenti

Il digital signage permette di creare palinsesti programmati di dati e informazioni da trasmettere sugli schermi aziendali per mantenere un costante allineamento interno tra il personale. Si configura come uno strumento complementare e integrato agli altri canali di comunicazione interna (come email o software HR), che spesso risultano poco efficaci o facilmente ignorabili.

Ma come mantenere i contenuti sempre aggiornati, senza dover creare, caricare o modificare manualmente i file ogni volta? La risposta è l’integrazione.

Grazie a Voome, è possibile collegare documenti e presentazioni direttamente ai sistemi aziendali, facendo sì che ogni aggiornamento sui file originali venga automaticamente trasmesso su tutti i display. In questo modo si semplifica la gestione dei contenuti e si garantiscono informazioni sempre coerenti, aggiornate e affidabili.

Integrazione con il mondo Microsoft e Google

Voome si integra con le suite applicative Microsoft Office365 e Google Workspace (quindi Word, Excel, PowerPoint e OneDrive e i corrispondenti applicativi di Google), permettendo di trasmettere a schermo documenti e presentazioni presenti in un Drive. In caso di modifiche o sostituzione di un file non è necessario caricare manualmente i documenti in Voome: basterà aggiornare direttamente i file nel Drive aziendale modificando o sostituendo i file d’interesse. Questi verranno automaticamente trasmessi su tutti gli schermi collegati.

Immagina, ad esempio, di dover aggiornare un unico dato all’interno di una presentazione PowerPoint di oltre 100 pagine. Anziché scaricare l’intero documento, correggerlo e ricaricarlo nel palinsesto, con Voome basterà correggere il dato d’interesse nel PowerPoint, direttamente nella cartella Drive. Chiunque abbia accesso al .pptx potrà farlo, e le modifiche saranno immediatamente visibili su tutti i display.

Il Digital Signage nei contesti produttivi: l’integrazione con ERP, MES, sistemi di BI

Oltre ai contenuti Office, Voome può integrarsi ai sistemi informativi aziendali dotati di connettori WEB API. Quindi è possibile integrare sistemi come ERP come SAP, CRM, MRP, MES e sistemi di business intelligence quali PowerBI e QlickSense. Ciò consente di visualizzare KPI, alert operativi e informazioni cruciali direttamente su dashboard produttive integrate. In questo modo, i responsabili possono monitorare in tempo reale l’andamento dei processi, basandosi su dati centralizzati per prendere decisioni rapide e informate, mentre i team hanno sempre una panoramica chiara e aggiornata delle attività aziendali e della pianificazione del lavoro.

Un esempio concreto di integrazione letteralmente “salvavita” riguarda l’attivazione di allarmi in caso di emergenza: in queste situazioni, grazie a un’integrazione con i sistemi di sicurezza, i monitor guidando il personale nella gestione dell’emergenza, nel rispetto delle procedure.

Comunicazione interna costante = comunicazione efficace

Comunicare è alla base della costruzione della fiducia, di un ambiente di lavoro efficiente e di processi operativi che funzionano davvero. Quindi più la comunicazione interna è costante, aggiornata e rilevante più ‘’la macchina aziendale’’ si muove in una direzione univoca e condivisa.

Strumenti come Voome nascono proprio da questa consapevolezza: rendono semplice e immediata la programmazione continua dei contenuti, dagli aggiornamenti operativi ai messaggi motivazionali, fino ai dati produttivi e ai KPI. L’obiettivo è rendere sempre più la comunicazione un fatto naturale e integrato con gli strumenti e i sistemi che i dipendenti già conoscono e usano, creando un flusso comunicativo coerente che mantiene tutti i colleghi informati, coinvolti e allineati ogni giorno.