L’xFIR è entrato in vigore. Ma essere pronti non significa soltanto sapere come compilare e trasmettere il formulario digitale: occorre anche conservarlo a norma. ARXivar e ARXivar eArchiving accompagnano l’intero processo, dalla creazione del documento alla sua conservazione, rendendo ogni passaggio più sicuro, ordinato e controllabile.

Durante un’ispezione di ARPA o NOE, un xFIR non conservato a norma secondo le Linee Guida AgID perde ogni validità legale, tanto da essere trattato a tutti gli effetti come un documento inesistente o non esibibile. Un’omissione solo apparentemente formale che espone l’azienda a pesanti sanzioni previste dall’articolo 258 del D.Lgs. 152/2006, con multe che vanno da 1.000€ a 30.000€.

Per i 3 anni obbligatori previsti dalla legge, solo un corretto processo di conservazione digitale mette al sicuro l’azienda, garantendo efficacia probatoria sia all’xFIR che al Registro Cronologico.

Come rendere quindi semplice e a prova di controlli la conservazione dei documenti RENTRI?

Come conservare l’xFIR senza incorrere in sanzioni: archiviazione e conservazione a norma non sono la stessa cosa!

Nel precedente approfondimento dedicato a RENTRI e xFIR abbiamo visto come cambia la tracciabilità dei rifiuti: dalla registrazione del carico alla compilazione del formulario, fino alla consegna all’impianto di destinazione.

La gestione degli adempimenti digitali, tuttavia, non si esaurisce nella trasmissione dei dati: sia l’xFIR sia il registro cronologico di carico e scarico,  sono documenti informatici che devono essere avviati alla conservazione a norma.

Salvare l’xFIR in una cartella, conservarne una copia nel gestionale o convertirlo in PDF non equivale a conservarlo a norma. La conservazione digitale è un processo più complesso e regolamentato, che deve tutelare nel tempo autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità e immodificabilità del documento, nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale e delle Linee guida AgID.

ARXivar eArchiving è il servizio cloud che permette di gestire questo passaggio integrandosi con la suite ARXivar e con i principali sistemi aziendali tramite API.

Come ARXivar semplifica la gestione digitale RENTRI

La piattaforma ARXivar consente di strutturare e automatizzare il processo documentale RENTRI, integrando la gestione e la conservazione dei documenti in un unico flusso. Dalla produzione e acquisizione di registri e xFIR fino al loro avvio alla conservazione, garantisce tracciabilità e organizzazione, riducendo le attività manuali e il rischio di errori o omissioni.

ARXivar infatti si collega ai sistemi aziendali tramite integrazioni e API, garantendo continuità tra operatività interna e adempimenti RENTRI.

Permette infatti di:

1. centralizzare la documentazione e i dati, collegare i formulari ai relativi rifiuti e movimenti di carico e scarico e recuperare le informazioni già presenti nei gestionali;

1. assegnare attività e responsabilità, controllare i passaggi da completare, tracciare le operazioni e ricercare rapidamente i documenti in caso di verifica.
2. Grazie ad Arxivar Archiving permette di trasferire automaticamente L’xFIR e i registri in conservazione, senza dover essere scaricati e caricati manualmente in un altro ambiente

Arxivar eArchiving: la garanzia di un processo di conservazione semplice e sicuro

Ma concretamente, come può Axivar Archiving supportare l’ufficio amministrativo della tua azienda nella conservazione di xFIR e registri digitali?

• Obbligo: produrre e gestire i registri cronologici in formato XML e gestire i FIR digitali (xFIR)
  • Soluzione:integrazione tra gestionale e sistema di conservazione per automatizzare la produzione e l’archiviazione della documentazione.
  • Arxivar permette digenerare e gestire i registri nel formato XML previsto dal RENTRI, in conformità agli schemi XSD pubblicati, direttamente a partire dalla piattaforma. Il sistema consente inoltre di acquisire e gestire i FIR digitali (xFIR) ai fini della loro conservazione.

• Obbligo: applicare firma elettronica qualificata e marca temporale
  • Soluzione:automatizzazione le operazioni previste per la sottoscrizione, la marcatura e l’invio al sistema di conservazione.
  • Arxivar permette digestire il processo di firma qualificata e marcatura temporale dei documenti destinati alla conservazione, garantendo le caratteristiche richieste dalla Procedura 17 delle Modalità Operative (DD 143/2023).

• Obbligo: trasferire i documenti al sistema di conservazione secondo le tempistiche previste
  • Soluzione:predisposizione di flussi automatici e configurazione di una frequenza di invio coerente con gli obblighi normativi e con le esigenze operative dell’impresa.
  • Arxivar permette diprogrammare e automatizzare l’invio della documentazione destinata alla conservazione, consentendo di gestire i registri con la periodicità prevista e di includere nel processo anche gli xFIR da conservare.
• Obbligo: garantire una corretta gestione di ruoli e responsabilità (Linee Guida AgID/CAD):
  • Soluzione:definizione dei ruoli e delle responsabilità coinvolte nel processo di conservazione, nel rispetto della normativa applicabile e delle modalità organizzative definite dall’ente.
  • Arxivar permette distrutturare e tracciare il processo assegnando le attività ai soggetti autorizzati coinvolti nella conservazione, dal Responsabile della conservazione al Responsabile del servizio di conservazione e, nei flussi RENTRI, al Responsabile del versamento.

Un nuovo obbligo, e quindi un nuovo processo, non deve per forza complicare la gestione operativa. Con i giusti strumenti, anche i processi più articolati possono risultare sicuri e veloci.

Pellegrini affianca le aziende nell’organizzazione dei nuovi flussi RENTRI e nell’integrazione delle soluzioni ARXivar, per gestire con facilità dati, documenti, attività e conservazione a norma.

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